請求書ってどうやって作ればいいの？作り方や使い方を教えてほしい！
テンプレートより簡単に作れる方法はないの？
こんな疑問に、デザイン歴7年のてれすた(@telesta_design)がお答えします！
フリーランスになると請求書が必要になるって聞いたものの、どんな使い方や作り方があるのか分かりづらいですよね。
そこでこの記事では「請求書とは何か」「簡単に作る方法」「注意点」など、請求書のすべてを解説していきます。
読み終わる頃には、請求書への疑問がなくなるはずです。
請求書ってなに？
請求書とは、お金を請求するために使用する書類のことです。
もっと分かりやすくいうと「これだけのお金をくださいね」ということを伝える紙です。
たとえば、飲食店でご飯を食べたときは、最後にお会計をしますよね。そのときに「○○円になります」と店員さんから伝えられる（請求される）はずです。
この場合は口頭ですが、これを文書でやっているのが請求書です。
飲食店では請求書を使うことはありませんが、ビジネスの場面では書類を使うことで、支払いを求めた（求められた）証明としても使用されます。
書類を使うことで、請求したっていう証明にもなるんだね！
請求書を使うタイミングはいつ？
請求書は、納品したあとに使用するのが一般的です。
デザイン業務の流れで、実際にいつ使われるのかを見てみましょう。
デザイン業務の流れ
- デザインを依頼される
- 金額を提示する←見積書
- デザインを作る
- デザインを納品する
- 費用を請求する←請求書
- 費用を受け取る←領収書
このように、「見積書」「請求書」「領収書」の順番に、上記のタイミングで使用します。
デザインを納品したら、請求書を作って費用をもらう。こんなふうに覚えておけば大丈夫です。
納品したら、請求書だね！
請求書の書き方・作り方
請求書の作る方法はさまざまあり、自分で作るのであれば「Excel」「スプレットシート」などが一般的です。
たとえば、Excelで作る場合は、マイクロソフトが用意したテンプレートを使って作っていきます。
→テンプレートはこちら（Microsoftのサイトへ移動します）
テンプレートを使うことで、簡単にサクッと作ることができます。
請求書に入れるべき項目
請求書に入れるべき項目は、下記のとおりです。
請求書に入れるべき項目
- 請求書作成者の氏名
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額
- 取引先の氏名
これらが入っていれば、請求書として問題はありません。
下記も追加してあげると、先方が会計や入金をしやすくなります。
必要な項目だと思うものを選んで、入れるようにしましょう。
請求書に入れてあげるといい項目
- 会社名
- 請求書発行日
- 請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
- 請求金額
- 商品名、費用名
- 振り込み口座
- 支払い期限
テンプレートをもとに、これらの内容を追加していけば、立派な請求書ができますよ。
請求書のファイル形式は？
請求書のファイル形式は、PDFで送るのが一般的です。
データのまま送ってしまうと編集できたり、作業環境によって表示が崩れてしまうので、PDFにしてから送付しましょう。
請求書を作る際の注意点
請求書を作る際には、下記に注意しましょう。
- 内容に間違いがないか入念にチェックする
- 振り込み期日を設定しておく
- 郵送かメールかは先方に合わせてあげる
実は請求書で注意すべき点は、このぐらいしかありません。
請求書は、先ほど伝えた最低限必要な項目が入っていれば、あとはなんでもOK。
決まったルールとかないんです。
なので、「絶対に印鑑を押しましょう」とかいうルールもありません。
もし相手に規定のフォーマットなどがないのであれば、特に注意すべき点はありません。
書き間違いだけはNGだよ！注意してね！
請求書をサクッと簡単に作る方法
ここまでExcelやテンプレートで作る方法をご紹介しましたが、実はもっと簡単に作る方法があります。
それが「freee」を使って、請求書を作る方法です。
freeeはフリーランス向けの会計ソフトなのですが、請求書や見積書なども作ることができます。
下記のような完成度の高いテンプレートが用意されており、あとは記入していくだけでOKです。
めちゃ簡単だから、私も請求書はfreeeで作ってるよ！
freeeが気になる人は、下記の記事を参考にしてみてくださいね。
freeeのレビュー記事はこちら
まとめ
請求書とは、お金を請求するために使用する書類のことです。
請求書は納品したあとで使用することが多く、具体的には下記の流れで使用します。
- デザインを依頼される
- 金額を提示する←見積書
- デザインを作る
- デザインを納品する
- 費用を請求する←請求書
- 費用を受け取る←領収書
このように、「見積書」「請求書」「領収書」の順番に、上記のタイミングで使用します。
入れるべき項目は下記の通り。
請求書に入れるべき項目
- 請求書作成者の氏名
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額
- 取引先の氏名
そして、請求書を作る際には下記に注意しましょう。
- 内容に間違いがないか入念にチェックする
- 振り込み期日を設定しておく
- 郵送かメールかは先方に合わせてあげる
「ちょっとむずかしそう」「完成度の高い請求書がほしい」という人は、「freee」を使うことでいいものがサクッと作れますよ。
ここまでの内容をよく読んで、請求書を作ってみてね！
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