電子保存ってなんなんだろう？
フリーランスはどう対応したらいいの？
こんな人のために、必要な知識をこの記事にすべて詰め込みました。
- 電子帳簿保存法とは？
- 具体的にどう対応すればいいのか？
- 対応するために必要なもの
などなど、みんながわからないだろうことを"小学生にもわかるように"解説していきます。
まじで何にもわからん
って人は、ぜひこの記事で学んでいってくださいね。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは「書類を紙ではなく電子データで保存しましょう」という法律です。
今までは、書類は紙で保存することが原則でした。
しかし、近年のデジタル化の進展により、電子データで保存する方が便利になったため、電子帳簿保存法が制定されました。
電子帳簿保存法はいつから開始されるの？
2024年現在、すでに開始されています。
これから帳簿をつけていくなら、必須でやらなければいけないものとなりました。
2022年から2023年までの２年間は猶予期間でしたが、それもすでに終了済み。
具体的に何をすればいいの？
具体的にやらなければいけないことは、「書類をデータで保存しておく」ということだけです。
これまで領収書などは紙で保管しておくルールでしたが、これからはデータで保存しておけばOKとなります。
紙は保管しなくていいから、部屋がスッキリしたよ！
データの保存方法は３つ
データは、下記のいずれかの方法で保存しておけばOKです。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引データ保存
どんなものか簡単に解説すると、下記のとおり。
PDFなどはそのままデータで保存しておけばいいし、紙のものはスキャンして保存ずればOK。
paypayなどの"書類のない決済"については、証拠になるメールなどを保存しておけばOKという感じです。
名称はむずかしいけど、仕組みは簡単だよ〜！
わかりやすい図があったので貼っておきます。こちらも合わせてみておいてください。
電子帳簿保存法に対応するために必要なもの
電子帳簿保存法に対応するために、必要なものは「電子取引データの保存要件に対応できるシステム」です。
条件は下記のとおりです。
簡単にいうと、
- きちんと保存できること
- 勝手に修正とかできないようにすること
- タイムスタンプ(日付スタンプ)が押せること
- 検索できること（1000万円以下なら関係なし）
このような条件下で保存しておかないとダメですよ、というものです。
個人がそんなシステム用意するの無理じゃない？
と思うかな〜と。
私自身もエンジニアじゃないので、こんなシステムは作れません。
なので、大半の人は「電子帳簿保存法に対応しているソフト」を導入した方がラクです。
というか自作できないので、導入するしかありません。
電子帳簿保存法に対応しているソフト
電子帳簿保存法に対応しているソフトはたくさんありますが、
人気で有名なソフトは、
とかです。
価格の比較表
価格を比較すると、上記のような感じとなります。
価格はちょこちょこ改定されたり、年払いや月払いで変わるので、契約するときにきちんと調べるといいよ
3社とも無料体験版があるので、契約する前につかってみて
どれが使いやすいかな？
と確かめてみることを、強く強くおすすめします。
選ぶときには、
- 「本格的な経理やりたい」「エクセルとか好き」という人は、弥生
- 「とにかく簡単がいい」「今っぽいUIすき」という人は、freee
- 「とにかく簡単がいい」「マネーフォワードの家計簿アプリすき」という人は、マネーフォワード
という感じで選べば失敗しないんじゃないかなと思います。
使いやすさは人によって違うので、無料体験版をサクッと試してみるのがおすすめです〜
迷っているなら、freee会計がおすすめ
3社を紹介しましたが、私がみんなにおすすめしているソフトは「freee」です。
freeeは、シンプルな画面で、直感的に操作できちゃうぐらい簡単
私が会計ソフトを選ぶとき、３社すべてを無料体験したのですが圧倒的に使いやすかったんです。
価格だけみると他よりちょっと高いのですが、それ以上に操作感が良すぎて溺愛しています。(もうすぐ4年ぐらい経つかな)
- シンプルで洗練されたデザイン
- かんたんで直感的な操作感
- 初心者むけに設計されており、会計知識はほぼいらない
こんな感じで、とにかくデザインもいいし、使いやすくて、ストレスを感じることはありません。
わからないことがあったとき、ググれば99％公式の回答がある
確定申告とか経理がはじめてだと、わからないことだらけで困りそうですよね。
実際にめちゃくちゃ困ります…あれもこれもわからん…
そんなときにググると、ほぼ100%freeeの公式記事が出てきて、どうしたらいいのかをやさしく教えてくれます。
私は個人事業主として4年ぐらい活動していますが、わからなかったことはすべてググって解決できました。しかもほぼfreeeの記事を見て解決。
freeeの公式記事だと、freeeでどう記帳すればいいみたいなことも書いてあるので、あとはそれを見ながら記帳するだけ。
とにかくめっちゃ簡単なとこが好き
とはいえ、何度も言いますが使用感は人によって異なります。freeeが使いづらい人もいるはずです。
損しないためにも、まずは無料体験を活用しましょうね〜
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freee会計の個人向けプランは３つ
もう少しfreeeについて解説していきます。
reee会計には、個人向けのプランが３つあります。
プランの比較表
プランによって「使える機能」や「サポート内容」「料金」が変わるので、最適なものを選んでいきましょう。
「どんな人におすすめなのか？」を簡単に解説すると、
スタータープラン
最低限の機能がほしい人や、費用を安く抑えたい人向け。
スタンダードプラン
最低限の機能に加え、レポートや消費税申告も使いたい人向け。
プレミアムプラン
電話サポートや税務調査のサポートまでほしい人向け。
こんな感じで選んでもらえればOKです。
プランに悩んだら、スターターにしておくのが◎
どのプランにするか悩んだら、一番安い「スタータープラン」にしておくのがおすすめです。
プランの大きな違いは、
- 売上などの詳細レポートが見れるかどうか
- 消費税申告ができるかどうか(年1000万以下なら関係なし)
- freeeのサポートが充実しているかどうか
- 税務調査のサポートがあるかどうか
だけです。
なので、
確定申告や経費などの基本的なことがしたい
電子帳簿保存法に対応したい
というほとんどの人には、月980円のスタータープランだけで十分ということになります。
アップグレードは即日、ダウングレードは契約期限切れ後に適応
アップグレードは、即日切り替えできます。
その際は差額を支払うことで、すぐにでもアップグレードしてもらえます。
ダウングレードは、次回支払日以降まで切り替えできません。
つまり、
- 月額プランなら、翌月に切り替えできる
- 年払いプランなら、契約終了後にしか切り替えできない
ということになるので要注意です。
失敗しないためにも、
- まずは無料体験版を使う
- スタータープランを契約して使う
- 数ヶ月後、物足りなければアップグレードする
という流れで使うのがおすすめです。
freeeの無料体験版詳細を確認する(公式サイトへ移動します)
個人事業主が知っておきたい"電子帳簿保存のプチ知識"
ここからは、フリーランスが知っておきたいプチ知識について紹介していきます。
1000万円以下の個人事業主は、保存方法が少しゆるい
一般的に電子保存するときには、
- 取引年月日
- 取引金額
など、検索できる形でデータを保存しなければいけません。
しかし、1,000万円以下の法人や個人事業主であれば、検索できる形でデータを保存しなくても大丈夫です。
よくある勘違いで「1000万円以下は電子保存しなくても良い」と解釈してしまった人がいますがそれは間違いです。全員対象なのでしっかりと対応していきましょう。
手書きの書類は、デジタルに変換して保存しなければいけない
手書きの書類は、スキャナ保存の対象です。
コピー機でスキャンしたり、スマホで写真を撮るなどして、データにしてから保存をしましょう。
データにしたあとの原本は、保管しなくてOK
レシートは、スマホで撮って保存しておけばOK
スキャン保存をする方法は、コピー機でのスキャンが一般的ですが、スマホなどの写真撮影でも代用可能です。
たとえば、
- レシートをスマホで撮って、保存しておく
- 紙の領収書をスマホで撮って、保存しておく
などができるので、かなりラクちんです。
解像度が200dpi以上であればOK！ガラケーや古い機種は、解像度不足の可能性があるので注意
正式な書類がない場合、メールやスクショでもOK
請求書やレシートなどの書類がない場合は、かわりの証拠となるものを保管する必要があります。
たとえば、
- 決済完了メール
- paypayの決済完了画面のスクショ
などでもOKです。
「品名・金額・宛名」が書いてあればOKです
原本を保存しておかなければいけないものもある
実は、一部紙で保存しておかなければいけないものがあります。
それが、手書きで作成した「国税関係帳簿」です。
freeeなどを利用していれば必要ないのですが、なんらかの理由で"手書き"で帳簿をつけている場合は、原則紙のまま保存することが求められます。
そのほかにも、
- 手書きの総勘定元帳
- 手書きの仕訳帳
- 手書きの売掛帳
- 手書きの買掛帳
- 手書きの現金出納帳
- 手書きの固定資産台帳
など、これらの手書きの"帳簿"は、紙のまま保存する必要があります。
手書きの帳簿がをつけている人は、原本を保管しようね
freeeを使えば、タイムスタンプは押さなくてもいい
スキャナ保存で書類を保存する場合には、「タイムスタンプ」というものを押す必要があります。
通常、タイムスタンプを押すには何かしらのソフトを使わないといけないのですが、freeeの電子帳簿機能を「ON」にしておけばタイムスタンプは不要です。
フリーランスで「タイムスタンプとかできないよ」という人は、使うだけでタイムスタンプが不要になるような会計ソフトを使うのがおすすめです。
まとめ
個人事業主向けに「電子帳簿保存法とは何か」を解説していきました。
もう一度おさらいすると、
- 電子帳簿保存法とは「書類を紙ではなく電子データで保存しましょう」という法律
- 2024年現在すでに開始されている
- 具体的にやらなければいけないことは「書類をデータで保存しておく」ということだけ
- 簡単に対応するなら、freeeや弥生やマネーフォワードが便利
1000万円以下の人は、
- データを検索して閲覧できる形にしていなくても大丈夫
こんな感じです。
また、freeeなどの会計ソフトを使わないのであれば、下記条件を満たす必要があります。
- きちんと保存できること
- 勝手に修正とかできないようにすること
- タイムスタンプ(日付スタンプ)が押せること
- 検索できること（1000万円以下なら関係なし）
個人がこれらの条件をクリアするのは難しいので、会計ソフトで管理するのをおすすめします。
この記事ではfreeeを紹介したけど、もちろんそれ以外でも大丈夫！
自分が気になるソフトを無料体験してみて、最適なものを選んでくださいね。
